Обработка первичной бухгалтерской документации — весьма трудоемкое занятие, требующее внимания и точности. Особенно это касается платежных документов. Достаточно допустить одну ошибку в реквизитах при вводе данных в автоматизированную учетную систему — и последствия такой небрежности могут обернуться для предприятия серьезными финансовыми потерями. Можно ли обезопасить себя от подобных проблем?
Платежные и налоговые документы составляют основу бухгалтерской документации. Точное их заполнение и перенос данных из документов в автоматизированную учетную систему являются условием безошибочного ведения бухгалтерского и налогового учета.

Очевидно, что качество ввода данных должно быть на высоте: одна ошибка в коде товара — и вы покупаете совсем не то, что хотели, ошибка в реквизитах — и ваше платежное поручение на основе инвойса отправляет деньги в неизвестном направлении. Поэтому до недавнего времени вопрос точности ввода решался двойным вводом и введением должности контролера. Когда же стали считать деньги более тщательно, выяснилось, что автоматизация процесса не только ускоряет ввод документов, но и существенно удешевляет его.

Среди бухгалтерских документов инвойс занимает особое место. Счет-фактура под названием «инвойс» очень распространена во внешнеэкономических операциях, зачастую он является неотъемлемой частью ВЭД-договора. Инвойс — это документ, который содержит сведения о товарах и других предметах, входящих в состав международного экспресс-отправления. Он оформляется не только при продаже товаров, но и при предоставлении услуг.

Основные реквизиты инвойса (счета-фактуры): номер CMR (международная товарно-транспортная накладная), сведения о грузе и его спецификации (вес, количество, цена, стоимость), реквизиты получателя и плательщика, условия поставки согласно правилам ИНКОТЕРМС и прочее. Согласно правилам ведения бухгалтерского учета, все эти данные должны быть внесены в бухгалтерскую программу компании, ее базу данных. С качественной базой данных удобно работать, проще анализировать получаемую информацию и принимать решения.

Программа не пропустит ошибку в инвойсе

Последние достижения в области потокового ввода данных весьма удивительны. Современные программы оснащены мощными технологиями распознавания. Такие программы «видят» и «понимают» документ ничуть не хуже человека. Получив инвойс, программа не только определяет тип документа, но и автоматически идентифицирует такие объекты инвойса, как цена, код товара, реквизиты и т.п.; извлекает их и перед внесением в базу данных компании проверяет правильность и корректность.

Так, например, система ABBYY FlexiCapture способна обрабатывать одностраничные и многостраничные документы и формы любой сложности, документы с нефиксированным количеством страниц и документы с приложениями в виде изображений или текстов. Для нее ввод бумажного инвойса или инвойса, пришедшего в электронном виде, — минутное дело. Что важно, ошибиться такая система не может. Ведь в процессе распознавания программа автоматически применяет правила контроля данных.

Правила проверки результатов распознавания

Наиболее распространенные типы правил включают в себя проверку формата чисел и дат, проверку по базе данных компании, проверку сумм, замену значений из списка, нормализацию дат и цен. Для многих типов данных имеются словари разрешенных слов, которые также могут использоваться в процессе контроля данных. Такое многообразие предусмотрено для того, чтобы каждая конкретная компания имела возможность настроить систему точно под свои потребности.

Первое правило «Отсутствует ИНН» проверяет, содержится ли в документе идентификационный номер налогоплательщика или же он не заполнен. При его отсутствии автоматически появляется предупреждение (желтый флажок).

Второе правило проверяет равенство: СуммаБезНДС + СуммаНДС = СуммаСНДС. В приведенном примере равенство отсутствует, и ошибка мгновенно фиксируется программой, появляется красный флажок.

Желтый флажок (предупреждение) просто информирует и позволяет экспортировать распознанные данные в учетную бухгалтерскую программу. При появлении красного флажка необходимо обязательно исправить обнаруженную ошибку. В противном случае экспорт данных в учетную систему будет заблокирован.
В учете будут только корректные данные

Извлеченные и сверенные данные могут быть экспортированы во внешние базы данных или в файлы, переданы в бизнес-приложения или системы электронного документооборота, например в учетную систему «1С:Предприятие». Более того, уже существует возможность загрузки извлеченных из инвойса данных в типовую конфигурацию «1С:Предприятие 8. Бухгалтерия для Украины».

Данные могут экспортироваться в чистом виде или вместе с приложенными изображениями и текстами. Документы могут сохраняться в архивы как файлы в формате PDF/PDF-A с возможностью полнотекстового поиска. Такая возможность исключительно полезна для компаний с большим количеством документов и необходимостью частых обращений к информации, содержащейся в этих документах.

От точности ввода данных напрямую зависит правильность бухгалтерского учета в компании. Оценить корректность бухгалтерского учета в деньгах невозможно. Ясно одно: в современных бизнес-реалиях он дорогого стоит.

Необходимость автоматизации обработки первичной бухгалтерской документации уже осознали большинство руководителей предприятий. По оценкам специалистов компании ABBYY, стоимость ручной обработки одного счета-фактуры, инвойса или накладной колеблется от 5 до 50 гривень. Использование же системы потокового ввода ABBYY FlexiCapture 9.0 позволяет увеличить скорость ввода первичных документов в пять раз и сократить суммарные расходы на их обработку более чем на 50%. Специалисты компании подсчитали, что срок возврата инвестиций в ABBYY FlexiCapture составляет от трех до шести месяцев. Этой программе под силу обрабатывать инвойсы, акты, счета-фактуры и другую входящую документацию.

Редакция «Автоматически» благодарит компанию «ABBYY Украина» за предоставленную для подготовки статьи информацию.